NOWE NARZĘDZIA, NOWE MOŻLIWOŚCI
Nowe Narzędzia Nowe Możliwości.
To projekt, który wspierał organizacje pozarządowe i grupy nieformalne. Udostępniamy w pełni wyposażone biuro, przeznaczone do codziennej działalności społecznej oraz szkolimy z wykorzystania oprogramowania pomagającego lepiej realizować swoje działania.
Zakres projektu
1. Udostępnienie w pełni wyposażonego biura
2. Szkolenia z zakresu nowych technologii w działalności społecznej
3. Wdrożenie oprogramowania i rozwiązań TIK w organizacjach
4. Stworzenie materiałów edukacyjnych na temat technologii wspierającej działalność
Darmowe, wyposażone biuro dla NGO i grup nieformalnych, szkolenia z IT dla NGO, wdrożenie rozwiązań informatycznych w organizacji – w ramach projektu Nowe narzędzia, nowe możliwości.
W ramach projektu w 2016 r. działała otwarta pracownia co-workingowa dla białostockich organizacji pozarządowych i grup nieformalnych. Zapraszaliśmy przede wszystkim tych, którzy chcieli poznać i wykorzystywać w swojej pracy sposoby obniżenia kosztów i zwiększenia potencjału swoich działań.
Otwarte było biuro i stanowiska pracy, wyposażone w niezbędny sprzęt – laptopy, drukarki, skanery, projektory, magazyny danych, akcesoria biurowe. Wyszkoleni specjaliści starali się przekazać wiedzę zakresu sposobu organizacji pracy i realizacji projektów, a także wykorzystania oprogramowania ułatwiającego funkcjonowanie i obniżające koszty.
Celem projektu było zwiększenie potencjału trzeciego sektora w Białymstoku, poprzez wyposażenie aktywnych organizacji i grup nieformalnych w wiedzę i kompetencje dotyczące nowoczesnych, elektronicznych narzędzi zarządzania oraz komunikacji, wdrożenie takich rozwiązań i narzędzi w organizacjach, a także wypromowanie nowych metod, narzędzi i form zarządzania i komunikacji wśród organizacji zarejestrowanych i działających w Białymstoku.
„Co-Workingowe” biuro dla organizacji i grup wsparcia mieściło się w budynku przy ulicy Branickiego 15 w Białymstoku. Pracownia była otwarta od poniedziałku do piątku w godzinach 11.00 – 19.00. W pełni wyposażone biuro udostępniało posiadane zasoby, niezbędne do codziennej pracy (stanowiska pracy, komputery, drukarkę, ksero, papier, akcesoria biurowe, flipcharty, tablice, projektory multimedialne, aparaty i inne) oraz wsparcie specjalistów posiadających bogate doświadczenie w działalności pozarządowej i społecznej.
W ramach projektu organizowane były również szkolenia, które prowadzili wysokiej klasy specjaliści z zakresu współczesnych elektronicznych narzędzi zarządzania i komunikacji. Zajęcia odbywały się w wybranych terminach dla grup 10-osobowych. Ich uczestnicy otrzymali nie tylko wiedzę, ale również wsparcie bezpośrednie od szkoleniowca, który na podstawie ich problemów, wdrażał rozwiązanie informatyczne w organizacji.
Tematyka szkoleń:
Warsztat 1. Metody pracy zdalnej i narzędzia informatyczne obniżające koszty funkcjonowania organizacji
Tematyka warsztatów dotyczyła narzędzi pracy zdalnej, które umożliwiają realizacje celów działania organizacji bez konieczności posiadania własnego biura. Pojęcie pracy zdalnej dotyczy zarówno zarządzania i weryfikacji pracy członków organizacji, jak również współpracy na odległość. Szkolenie umożliwiało rozwiązanie problemu, jakim jest brak przestrzeni, w której NGO mogą normalnie funkcjonować, realizować spotkania, wspólnie pisać projekty. Szkolenie pokazało, że brak dostępnej sali, czy niepasujący wszystkim termin spotkania nie musi powodować ciągłego przekładania zebrań, odkładania wspólnej pracy na późniejszy termin.
Narzędzia informatyczne i nauka sposobu ich wykorzystania pozwoliły na podniesienie efektywności realizowanych działań. Organizacje mogą pracować online, wszyscy członkowie zespołu mogą pracować jednocześnie na tych samych dokumentach, możliwa jest komunikacja głosowa, a także wideokonferencje i webinaria. Do tego typu pracy należy umieć wykorzystywać odpowiednie narzędzia oraz koordynować pracę zespołu w określony sposób. Te i inne rozwiązania pozwalają na obniżenie kosztów funkcjonowania organizacji, usprawnienie tzw. workflow, szybszą i bardziej efektywną działalność.
Warsztat 2. Wykorzystanie narzędzi informatycznych do zarządzania projektami
W trakcie realizacji projektu konieczne jest monitorowanie wszystkich jego aspektów. To nie tylko realizacja zgodnie z założeniami, monitorowanie budżetu, weryfikacja osiągnięcia tzw. kamieni milowych. To także możliwość podziału zadań i weryfikacja ich realizacji przez poszczególnych członków zespołu. Dzięki podnoszeniu kompetencji z zakresu wykorzystania oprogramowania do zarządzania projektami zwiększa się efektywność działań organizacji. Członkowie organizacji będą wiedzieli, co dzieje się w projekcie, kto realizuje, a kto nie realizuje swoich zobowiązań i czym może to skutkować. Opisane oprogramowanie ułatwi również monitorowanie wskaźników i późniejszą ewaluację projektów.
Narzędzia zarządzania projektami zostaną omówione pod kątem ich przydatności do różnego rodzaju projektów, w zależności od ich skali, harmonogramu, struktury i złożoności działań, liczby interesariuszy, struktury zarządzania i przepływu zasobów. Warsztat będzie skoncentrowany na narzędziach najbardziej dopasowanych do potrzeb członków grupy zajęciowej, ze szczególnym uwzględnieniem rozwiązań bezpłatnych.
Warsztat 3. Digitalizacja, archiwizacja i zarządzanie zasobami w postaci cyfrowej
W świecie cyfrowym warto mieć wersje elektroniczne swoich dokumentów. Nie tylko pozwalają to na bardziej efektywną pracę, ale przede wszystkim pozwala zachować trwałość dokumentacji swoich działań, zapewnić ciągłość organizacji i ślad po jej działalności. Cyfrowe repozytoria uniemożliwiają dostęp i zarządzanie nimi w tym samym czasie przez różnych członków organizacji. W momencie, w którym tylko jedna osoba ma dostęp do danych w wersji papierowej, a nie może ich udostępnić innym członkom, w organizacji może wystąpić blokada działań. Posiadanie wszystkich danych w wersji cyfrowej pozwala na ich łatwiejszą archiwizację, zarządzanie dokumentami, weryfikację zasobów. Uniezależnia pozostałych członków organizacji, koordynatorów projektów, od konkretnego członka zarządu lub dostępności miejsca, w którym są przechowywane. Na warsztacie prezentowane będą również sposoby zarządzania dokumentacją w wersji cyfrowej, nadawanie uprawnień do podglądu, edycji, usuwania, archiwizacji. Pozwoli to na skuteczne działania organizacji, obniży koszty funkcjonowania i ułatwi pracę zespołową.
Digitalizacja to także element zachowania dziedzictwa dotyczącego działalności organizacji. Wiele organizacji posiada zasoby w wersjach analogowych, które mogą ulec zniszczeniu – kasety VHS, kasety magnetofonowe, stare zdjęcia, stare pisma, książki, publikacje, ale także przedmioty. Ich digitalizacja pozwala na zachowanie wersji cyfrowej, łatwiejsze udostępnianie i prezentację, promocję własnych zasobów i działalności, a przede wszystkich zachowanie dziedzictwa.
Warsztat 4. Narzędzia zarządzania i koordynacji pracy w ramach co-workingu
Szkolenie ma pokazać korzyści płynące z co-workingowych metod współpracy, współdzielenia zasobów i przestrzeni lokalowej. Jest to metoda działalności, która może być wspomagana nowoczesnymi, elektronicznymi narzędziami zarządzania i koordynacji pracy. Należą do nich kalendarze, formularze rezerwacji stanowisk pracy lub sprzętu, notatki i protokoły podsumowujące przygotowanie lub utrzymanie wspólnej powierzchni i wyposażenia, a także narzędzia do pracy grupowej – oprogramowanie działające jako usługa, umożliwiające np. wspólną pracę nad dokumentami projektowymi.
Warsztaty dotyczące narzędzi organizowania i wspierania działalności co-workingowej będą dopasowanie do potrzeb grupy uczestników. Będą odbywały się w co-workingowym biurze, które w ramach projektu zostanie udostępnione białostockim organizacjom. Dzięki temu wszystkie aspekty zarządzania i komunikacji będą na bieżąco prezentowane na przykładach praktycznych. Wolontariuszami w ramach warsztatów o tematyce co-workingowej będą członkowie organizacji, które współpracują z oferentem w tak zorganizowanym biurze, dzięki czemu będą przekazywać uczestnikom praktyczne wskazówki i doświadczenia dotyczące co-workingu.
Warsztat 5. Wykorzystanie nowoczesnych kanałów komunikacji i narzędzi informatycznych do promocji działalności organizacji
Wykorzystują nowoczesnych kanałów informacji do kontaktu z otoczeniem jest współcześnie koniecznością. Nie chodzi jedynie o posiadanie i wykorzystywanie kanałów na portalach społecznościowych, czy promocję w mediach. Warsztat dotyczyć będzie narzędzi komunikacji i zasad ich wykorzystania, a obejmować będzie: zasady tworzenia treści, wykorzystanie multimediów, prezentację danych, graficzne przedstawienie przekazu, wybór kanału promocji ze względu na analizę jego skuteczności, dostosowanie przekazu do wybranego kanału, automatyzację procesu komunikacji zewnętrznej, monitorowanie rezultatów działań promocyjnych.
Dzięki realizacji warsztatów będzie możliwe lepsze budowanie przekazu promocyjnego, dzięki czemu działalność organizacji będzie zrozumiała dla potencjalnych odbiorców, możliwe będzie przyciągnięcie wolontariuszy i sponsorów. Warsztaty w tym module tematycznym będą ukierunkowane na różnorodne, praktyczne aspekty kontaktu z otoczeniem zewnętrznym NGO.
Warsztat 6. Narzędzia budowania oferty, monitorowania potrzeb oraz ewaluacji oczekiwań wolontariuszy
Prawie każdą organizację i grupę nieformalną dotyka problem dużej fluktuacji wolontariuszy. Osoby zgłaszają się do organizacji, często nie wiedzą co mogą w niej robić. Nie otrzymują informacji jak mogą się rozwijać, co powoduje że odchodzą. Mimo, że ich kompetencje rosną dzięki zaangażowaniu w poszczególne inicjatywy, zdobyta wiedza i doświadczenie rzadko są wykorzystywane do kolejnych edycji tego samego projektu lub kolejnych przedsięwzięć danej organizacji. Szkolenie ma pomóc w zrozumieniu specyfiki wolontariatu i dostosowania organizacji do efektywnego, długofalowego angażowania wolontariuszy.
Warsztaty będą dotyczyły metod monitorowania potrzeb wolontariuszy, ich wiedzy i kompetencji, oczekiwań w stosunku do swojego rozwoju, organizacji i jej odbiorców. Zostaną zaprezentowane narzędzia mierzenia i oceniania potrzeby stosowania działań wolontaryjnych w poszczególnych przedsięwzięciach, optymalizacji sposobu rekrutacji, edukowania i utrzymywania kontaktu z takimi osobami. Prowadzący oraz doświadczeni koordynatorzy wolontariatu opowiedzą o tym, jakie podejście do rekrutowania wolontariuszy jest najlepiej dopasowane do lokalnej specyfiki.
Warsztat 7. Wykorzystanie elektronicznych narzędzi do kontaktów z administracją publiczną
Organizacje pozarządowe mają różnorodne problemy w kontaktach z administracją publiczną. Część z nich jest związana z formami komunikacji – NGO preferują kontakty osobiste lub formę elektroniczną, urzędy opierają się na formach pisemnych. Znaczącym ułatwieniem jest korzystanie z narzędzi elektronicznych umożliwiających kontakt z administracją bez konieczności wizyt osobistych. Jest to szczególnie ważne w kontekście organizacji, których członkowie pracują zawodowo w innych miejscach niż organizacja. Funkcjonujące w naszym kraju narzędzia umożliwiają podejmowanie kontaktu i wywoływanie działań różnych instytucji bez konieczności kontaktu osobistego. Takie rozwiązania jak ePUAP, czy inne platformy rządowe i samorządowe pozwalają zwiększyć skuteczność kontaktu organizacji z administracją. Poruszane kwestie dotyczą również dostępu do informacji publicznej, sprawozdawczości, kontaktu z instytucjami skarbowymi.
W ramach tego modułu tematycznego zostaną przedstawione i omówione główne narzędzia istniejące w kraju i naszym regionie. Najwięcej uwagi będzie poświęcone tym, z których najczęściej korzystają lub mogłyby korzystać organizacje biorące udział w projekcie. Zostaną omówione zasoby i narzędzia takie, jak BIP, ePUAP, eBOI, PUE ZUS, platformy witkac.pl i inne, a także systemy wewnętrzne stosowane w administracji publicznej (np. podlaski EZD).
Warsztat 8. Wykorzystanie narzędzi informatycznych do komunikacji i zarządzania wolontariuszami
Racjonalne zarządzanie zasobami ludzkimi jest niezbędne w realizacji działań organizacji pozarządowych i grup nieformalnych. Wolontariusze są niezbędni w działaniach organizacji, jednak należy pamiętać, jak z nimi współpracować. Jedni są zbyt mocno eksploatowani, inni nie mają co robić w organizacji. Kontakt z wolontariuszami musi być dopasowany do specyfiki trzeciego sektora (ewidencjonowania działalności wolontaryjnej, dokumentowania udziału wolontariuszy w projektach, konkretnych kryteriów naboru), a z drugiej strony – do idei wolontariatu i oczekiwań osób podejmujących takie działania (poczucie sprawczości, odformalizowanie współpracy, niskie bariery wstępu do NGO lub zaangażowania w projekt).
Wykorzystanie narzędzi informatycznych prezentowanych i testowanych w trakcie warsztatu będzie służyło lepszemu zarządzaniu działaniami wolontariuszy na rzecz organizacji. Narzędzia obejmować będą instrumenty włączania wolontariuszy do systemu komunikacji organizacji, zarówno na linii organizacja-wolontariusz, jak również pomiędzy samymi wolontariuszami. Lepsza komunikacja umożliwi lepszą organizację czasu pracy i bardziej skuteczną realizację zadań. Adresaci projektu, dzięki lepszemu zarządzaniu personelem własnym i wolontariuszami, będą bardziej efektywnie wykorzystywali posiadane zasoby i skuteczniej działali na rzecz mieszkańców.
Projekt współfinansowany w ramach Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich ze środków Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
Projekt współfinansowany z dotacji Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego